Zpětná vazba

06.01.2019

Vítejte v roce 2019 a všem, kteří jste stále s námi, přejeme hodně zdraví 
a celkové pohody po celý rok.

Michaela Karásková na toto téma: 
          "Poskytujte zpětnou vazbu," je velice často vyžadováno ze strany HR. Co to vlastně je? A umí manažeři s tímto požadavkem zacházet? Myslím, že ne vždy je toto slovní spojení správně uchopeno. Nejběžněji a nejčastěji Vás ke zpětné vazbě napadne: vyžádaná a nevyžádaná. Především v českém prostředí je vyžádaná zpětná vazba velice vzácná. Lidé si pod tímto slovním spojením stále ještě představují kritiku nikoli nástroj motivační. Myslím si, že je to způsobeno jak českou kulturou, tak nastavením komunikace v rámci firemní kultury. Pokud manažer přesně neví, jak zpětnou vazbu použít a co vlastně toto slovní spojení znamená, pak může vzniknout na pracovišti i nepříjemná atmosféra. Podřízeným totiž může naskočit negativní emoce a v hlavě otázky: "Co zase na mě bude ten šéf mít? Co mu zase na mě vadí?"

Buďte proto jako manažeři velice opatrní a využijte všechny Vaše komunikační a manažerské dovednosti, které jste získali ať už z knih nebo ze školení. Je to proces a dovednost, kterou manažer musí ovládat.

Zpětná vazba není kritika, je to nástroj, jak získat informace. Dobře si rozmyslete, co vlastně chcete svému kolegovi říct a připravte se. Vždy přistupujte v komunikaci s rozmyslem a vnímejte svoje i kolegovi emoce. Začněte vždy něčím pozitivním, buďte dobře naladěni a jděte do této komunikační situace odpočinutí. Pokud sdělujete pro Vás nepříjemné informace, nebo si myslíte, že by mohli být nepříjemné pro kolegu či podřízeného, používejte slova, která nejsou útočná.

Ideální je, když na začátku popíšete, že se bude jednat o zpětnou vazbu (ať už je vyžádaná nebo nevyžádaná), co je cílem Vašeho rozhovoru a jak dlouho bude rozhovor trvat.

Vězte, že i protější strana je člověk se svými emocemi, starostmi a svým životem. Při komunikaci dávejte prostor i druhé straně, jen tak získáte potřebné informace a můžete se rozhodnout, či posunout. Zároveň však nebuďte příliš pasivní.

Jsem ráda, že zpětná vazba začíná být samozřejmostí především v zahraničních firmách. Je to nástroj, který dává komunikaci profesionální formu.

Michaela Karásková - externí HR konzultantka, jednatelka KNO Česko, lektorka, coach ICF

Lenka Bláhová na toto téma: 
          Když slyším dvě slova ZPĚTNÁ VAZBA, připomenou se mi moje manažerské začátky. Pamatuji si absolvování školení na toto téma a jak jsem se snažila hned po absolvování poznatky aplikovat co nejvíc do praxe a to bez úvahy: je to tak správně? A protože jsem měla opravdu upřímné podřízené tak mnohem, mnohem později, při příležitosti neformálního setkání jsem dostala já zpětnou vazbu: v začátcích tvého šéfování, když jsi přišla z jakéhokoliv manažerského školení, tak jsme hned věděli, že si to na nás vyzkoušíš. Dělala jsi věci předtím nepoužívané a my jen koukali. Časem jsme si zvykli a už nám to nepřišlo divné. Když se nad tím zamyslela, měli pravdu. Chtěla jsem být dobrý šéf, měla jsem snahu řídit a vést lépe a mít úspěch. A cením si hodně rady, kterou jsem kdysi dostala - najdi odvahu a chtěj zpětnou vazbu na sebe. Doporučuji vřele všem, kdo šéfují a mají zájem se zlepšovat. Zkuste při osobním rozhovoru s podřízeným se na závěr zeptat a co já - co mám já dělat jinak, v čem se mám zlepšit, co mám přestat dělat a v čem mám pokračovat, co dělám dobře. A poslouchejte s pokorou, bez přerušování, obhajování se, vysvětlování. A co hlavně: následně přemýšlejte, jestli ten, kdo vám dal zpětnou vazbu měl pravdu, v čem se mýlil, co můžete vy z vašeho hlediska změnit, zlepšit. Tuto zkušenost jsem aplikovala a aplikuji velmi často a to i když už nejsem v pozici manažera. Dostat zpětnou vazbu, a hlavně si o ni říci v pozici vedoucího, je manažerská dovednost, která vám pomáhá vnímat svoje řídící schopnosti a nastavuje vám zrcadlo a pomáhá vám se zlepšovat.

A ještě jednu zkušenost se zpětnou vazbou mám. Za svůj profesní život jsem zažila dva typy manažerů bez ohledu na to, jestli jsem byla jejich podřízená nebo jsme působili manažersky vedle sebe. Jeden typ používal velmi často, vlastně pořád úplně prostě slovo DĚKUJI a slovo PROSÍM. Když zaznělo při stanovení a po odevzdání úkolu, hned podřízení věděli, že je šéf spokojen s provedeným úkolem. Pokud se stalo, že slovo DĚKUJI nezaznělo, byla to okamžitá zpětná vazba, že úkol nebyl dobře splněn. Druhý typ manažerů nepoužíval slovo DĚKUJI vůbec a také slovo PROSÍM pro ně bylo tabu. Věřte, nevěřte, tato dvě slova jsou součástí zpětné vazby a mají svoji váhu. Pokud patříte do kategorie manažerů prvního typu, tak vám gratuluji, a gratuluji i vašim podřízeným, a pokud jste ve druhé kategorii, zkuste se zamyslet a přeji vám, aby se vám dařilo začít tato slova používat co nejdřív, a vašim podřízeným přeji, aby zažili tuto variantu zpětné vazby... Hezký rok 2019 a dávejte a přijímejte zpětnou vazbu s pokorou a s odvahou.

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner 

Markéta Kamenářová na toto téma:  
         Na začátku roku většina z nás často hodnotí rok předcházející a zamýšlíme se i nad tím, co bychom v roce nadcházejícím mohli zlepšit nebo změnit. Tak trošku i proto je dnešním tématem zpětná vazba. Se zpětnou vazbou se prakticky setkáváme v každodenním životě. Můžeme se na ni ale dívat z více úhlů pohledu. V soukromém i pracovním životě nás může zpětná vazba například dále rozvíjet. Často přeci získáváme zpětné reakce na naše chování a jednání ze svého okolí. Z takových reakcí se pak může formovat i naše osobnost a náš přístup k okolnímu světu. Jak nás ostatní vnímají, co se jim nelíbí a co na nás oceňují, tomu se pak přizpůsobujeme.

V profesním životě navíc získává zpětná vazba patřičnou vážnost, neboť se stává také podstatou motivačních pohovorů a je velmi důležité dbát na její pravidelnost.

Mnohdy bývá zpětná vazba konstruktivně kritická, ale výhodou pak je vyjasnění názorů či zkresleného pohledu i na sebe. Pomocí zpětné vazby získáváme důležité informace nejen pro rozvoj jednotlivce, ale zároveň pomáhá budovat důvěru a otevřenou atmosféru v pracovním týmu. Snahou vždy je u pracovníka minimalizovat možnost pocitů ukřivděnosti či neoprávněné kritiky. Výsledkem je snaha o zlepšení a posun zaměstnance, který takovou zpětnou vazbu přijímá.

Manažeři si často za námi na HR přicházejí pro radu, jak některé informace sdělit, podat, jak s takovými podřízenými či kolegy pracovat. Velice oceňujeme takový přístup, protože manažer tím od nás získává nestranný pohled na věc, další podněty a postřehy, jak celou situaci uchopit. Pro naše manažery každoročně pořádáme "Soubor workshopů pro manažery" a i zde bývá zpětná vazba jedním ze žádaných témat.

Z vlastní zkušenosti z našeho IT prostředí přidávám několik doporučení pro vhodné předání zpětné vazby:

  • Informujte předem svého podřízeného o místě, času a obsahu zpětné vazby
  • Snažte se být diskrétní - podání zpětné vazby by mělo probíhat jen mezi čtyřma očima
  • Na začátku vašeho rozhovoru se více ptejte a doptávejte se, než přijdete s kritikou
  • Často můžete mít informace zprostředkované a těžko se hledá pravda
  • Snažte se být citliví
  • Snažte se o co největší otevřenost, věcnost, abyste předešli neporozumění
  • Pokuste se nalézt řešení společně

Co nám celkem úspěšně funguje, aby zpětná vazba byla akceptována protějškem: sdělení pozitivních informací dávejte na úvod, pojmenování kritiky nebo nespokojenosti řešte uprostřed a v závěru rozhovoru sdělte opět pozitivní informace.

Držím palce a přeji všem vysokou úspěšnost v této nelehké disciplíně.

Markéta Kamenářová, personální ředitelka S&T CZ, coach ICF