Zpětná vazba on-line

06.05.2021

Lenka Bláhová na toto téma:
Čas neskutečně pospíchá a začal nám měsíc plný jara a květů. A téma pro tento měsíc jsme vybraly - my tři GRACIE – zpětná vazba on-line. Nejen dávat, ale i přijímat zpětnou vazbu je velmi obohacující. Vy, kteří jste to již vyzkoušeli, mi dáte jistě za pravdu. Také velmi přínosné je si o zpětnou vazbu říci a z ní se poučit, což není zrovna každému z hůry dáno. 

A v této nelehké a zvláštní dnešní době můžeme poskytovat zpětnou vazbu tzv. on-line. Prostřednictvím videí, Teams, Zoom a dalších technických vymožeností. Už jste si vyzkoušeli tuto formu zpětné vazby, už jste ji osobně zažili? Pokud ano, tak předpokládám, že zkušenost byla přínosem. Zvládli jste to? Dbali jste na to, aby příjemce porozuměl zpětné vazbě? Byla podaná zpětná vazba z vaší strany srozumitelně, příjemce si byl vědom, zda jej chválíte nebo že mu nabízíte prostor pro zlepšení? Byl dobrý signál? Slyšeli a viděli jste se dobře? Vymezili jste si čas, jak dlouho se budete tématem zabývat? Stačil vám tento čas? Bylo to 10 minut nebo 30? Byla prostřednictvím videa rozpoznat mimika příjemce, bylo to pro něho příjemné nebo byl roztrpčený? 

Co byste příště změnili, aby zpětná vazba splnila vaše i příjemcovo očekávání? Ujistili jste se hned na začátku že oba, vy i příjemce, vnímáte, co bude obsahem vašeho on-line setkání? Stručnost a konkrétnost obsahu rozhovoru je předpokladem, že obě strany budou rozumět sdělovanému obsahu. A to i když je to buď pochvala nebo sdělení, co je třeba zlepšit. Ujistili jste se otázkami, zda vše bylo pochopeno, slyšeno a viděno? Pokud jste zvládli tuto nelehkou komunikaci, zpětná vazba proběhla a následovaly i návazné postupy, pak Vám blahopřeji. A příště si vyzkoušejte on-line hodnotící rozhovor, což je de facto zpětná vazba, ale na rozšířené téma – zvládání pracovních činností za delší časové období. Příště můžeme náš příspěvek zaměřit na téma „osobní hodnocení on-line“. Přeji Vám hodně zdaru a pevné zdraví i nervy.

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner

Michaela Karásková na toto téma:

Momentálně mám aktuální zkušenost jako externí konzultant s moderovanou zpětnou vazbou pro manažery. Jsem moc ráda, že si klient vybral osobní přístup, kdy zaměstnanci mají možnost hovořit s nezávislým člověkem, který zpětnou vazbu umí vést a tím získat velice užitečné informace, na základě kterých dokáže identifikovat doporučení manažerům pro rozvoj. Možná i v tuto dobu je ta správná příležitost zeptat se zaměstnanců na to, co funguje dobře a co by mohlo fungovat lépe.

Pokud povedete zpětnou vazbu on-line, je důležité, abyste se na tomto typu rozhovoru dohodli. Druhá strana by měla vědět, co to znamená, jak bude rozhovor probíhat, kdo rozhovor povede, jak dlouho bude trvat a co bude výstupem ze zpětné vazby a k čemu bude sloužit. Tato základní pravidla na začátek platí jak v osobní, tak i v on-line komunikaci.

Více než důležité je v on-line komunikaci dbát zejména na rizika plynoucí právě z on-line prostředí. Mohou být v komunikaci označovány jako vnější bariéry. Při osobním kontaktu v komunikaci, nebo chcete-li při osobní zpětné vazbě, můžete lehce vypozorovat, že nemáte vyhovující prostředí, že Vás ruší další osoba nebo jiný hluk, že jste v prostředí, kde je horko nebo zima.

Velice těžko tyto vlivy můžete vypozorovat u druhé osoby v on-line prostředí. Vřele doporučuji, abyste si u sebe zajistili klidné, nikým nerušené prostředí, vyzkoušeli předem připojení na komunikační platformu a určitě se min. 10 minut před rozhovorem zaměřili na osobu, se kterou rozhovor povedete. Pokud zpětnou vazbu budete dávat někomu Vy, ujistěte se, že ten druhý člověk má v pořádku zvuk, případně kameru a také, zda má nerušené prostředí.

Rozmyslete si i několik dní dopředu, co chcete sdělit. Dřív, než zpětnou vazbu poskytnete. A uvědomte si, že zpětná vazba je zdroj informací. A především - buďte připraveni naslouchat.

Michaela Karásková - HR konzultantka, jednatelka KNO Česko, lektorka, ACC coach ICF

Markéta Kamenářová na toto téma:

Pro květnovou inspiraci jsme si vybraly téma zpětné vazby, která nás obecně v životě může dále rozvíjet a je přínosem pro každého z nás. Zpětná vazba on-line se těší stále většímu zájmu a je i díky době covidové současným trendem. Naslouchání názorům zaměstnanců je dnes důležitější než kdykoliv dřív. A plánujete-li průběžně takové individuální rozhovory on-line se svými podřízenými, nebo kolegy, nezapomeňte na několik základních zásad: 

Sdělte vždy zaměstnanci předem obsah zpětné vazby.

Vymezte si dostatek času jen pro dané téma. 

Ať již budete chválit nebo upozorňovat na nedostatky, hledejte vždy společné řešení nebo prostor pro zlepšení.

Pokládejte doplňující otázky.

Často se ujišťujte, zda jsou dotazy nebo komentáře správně pochopeny.

Sledujte i mimiku dotazovaného zaměstnance.

Ujišťujte se průběžně, že se vidíte a slyšíte.

Sdělte si vzájemně, zda schůzka splnila vaše očekávání, co si ze schůzky odnášíte a jak toho využijete.

Dalším nástrojem, který pomáhá získat cenný přehled o současné nelehké době ve firmě, mohou být on-line zaměstnanecké průzkumy. Je důležité, abyste zjistili, zda zaměstnanci dostávají potřebné informace včas a vědí, co se ve firmě děje, jaká jsou nová pravidla nejen v týmu, ale i v rámci celé společnosti. Zda mají zaměstnanci vše, co potřebují, pracují-li na home office. A neméně důležitá je i jejich psychická pohoda. Důležitým výstupem jsou pak informovaní manažeři, kteří získají přehled o zpětné vazbě svých podřízených nebo kolegů jinou formou, další jsou motivovaní zaměstnanci, kteří na sobě mohou okamžitě pracovat. Personalisté například mají lepší přehled i o talentech. Co oceníte a zároveň můžete získat od svých zaměstnanců? Otevřenou komunikaci a celková důvěru. Přeji vám trpělivost, pevné zdraví a úspěšné budování a formování důvěry se zaměstnanci při sdělování jakékoli zpětné vazby i když je nyní vše víceméně on-line. 

Markéta Kamenářová, personální ředitelka Itego, coach ICF