Open space

03.02.2020

Lenka Bláhová na toto téma: 
Vážení a milí, kteří čtete naše příspěvky na různá témata. Tento měsíc jsme se rozhodli otevřít téma Open space (česky "otevřený prostor") - uspořádání pracoviště, kdy se zpravidla jedná o sdílenou kancelář bez příček. Správný anglický termín je "Open plan" nebo "Open-plan office". Zřizuje se většinou pro svou finanční nenáročnost. Někdy ovšem způsobuje tzv. "syndrom open space". Nejde však pouze o možné zdravotní obtíže, v open space je rovněž zvýšená hladina hluku, která snižuje produktivitu práce. Proto se někde od něj ustupuje. Toto je text z WIKIPEDIE.

A moje zkušenost se sdíleným prostorem pro práci z hlediska personálních útvarů? Dost složitá záležitost, neobejdete se bez diskrétní zóny, protože pokud pracují v open space i vaši kolegové manažeři, pro které jste business partner, pak je složité komunikovat, řešit, navrhovat a domlouvat se,  a přitom dodržet důvěryhodnost a profesionalitu. Na opačné straně mince je velmi přínosné, že v týmu jste schopni a ochotni řešit operativně personální procesy, jež na sebe úzce navazují. Pravdou je, že soustředěnost a ohleduplnost při zpracovávání důležitých dokumentů, jak personálních, tak mzdových, je předpokladem kvalitního bezchybného výstupu a předpokládá velmi ukázněné kolegy v týmu. 

Moje velmi dobrá zkušenost práce v open space byla při práci na projektech, kde mělo své opodstatnění i zastoupení HR. Velmi rychle a efektivně se řešily procesy a bylo možno diskutovat varianty řešení a postupu, zejména, když se jednalo o transformaci. Je také pravdou, že s tímto způsobem organizace jsou spojené nepříjemnosti, a to zejména při nekolegiálnosti, hlasitém hovoru a také potíže zdravotní (např. chřipka, nachlazení) - stačí i drobnost a více či méně spuštěná klimatizace bez možnosti přímého větrání způsobí epidemii. Co mě zaujalo je, že v poslední době pokrokové vedení firem upouští od open space a tvoří tzv. "pracovní hnízda". Jsou to pracovní místa ne o stovkách, ale maximálně desítkách pracovních pozic, která na sebe procesy a činností velmi úzce navazují a umožňují předávání informací a řešení procesů rychleji a efektivněji. Velmi se mi tento trend zamlouvá, a proto vám všem v open space přeji osvícené manažery a hnízděte prosím ku prospěchu firem.

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner  

Michaela Karásková na toto téma:

Otevřený prostor dává prostor pro otevřenou komunikaci. Pro českou povahu a starší generaci ne moc lehce stravitelné prostředí. Pro mezinárodní společnosti je open space standard. Pro zavádění open space vidím spíše ekonomické než lidské důvody. Ušetří se na příčkách (materiálu) i na čase v komunikaci mezi zaměstnanci. Předpokládám, že takto jednoduše přemýšleli první návrháři open space.

Přemýšlím nad výhodami a myslím, že se jednoznačně nabízí: přímá a rychlá osobní komunikace mezi kolegy z jednoho oddělení. Pozoruji ale, že v dnešní době se tato výhoda vytrácí. Všimla jsem si totiž, že lidé, kteří hovořit nechtějí, tak nebudou hovořit ani v open space. Navíc v dnešní elektronické době lidé, a především mladí lidé, raději napíší e-mail či zprávu z mobilu kolegovi, i když sedí naproti němu.
Nevýhodou může být i fakt, že zaměstnanci nemají svůj osobní prostor, svůj klid. To může vést k budování návyku, kdy si lidé tvoří klid uvnitř sebe. A tak se může stát, že efekt sdílení informací může být nakonec nulový. Typ lidí, kteří mají potřebu naopak všechno řešit, pak mohou vytvářet zbytečně neefektivní prostředí tím, že přinášejí do témat či problému neustále svoje vstupy.

Jednoznačně se přikláním k názoru Lenky a doporučuji menší prostory pro menší týmy a empatického manažera, který dokáže komunikaci mezi kolegy koordinovat. Ať už je prostor otevřený nebo uzavřený, mějte otevřenou komunikaci a využívejte uzavřené prostory pro soustředěné rozhodování či plánování.

Michaela Karásková - externí HR konzultantka, jednatelka KNO Česko, lektorka, coach ICF

Markéta Kamenářová na toto téma:  

Názory na open space jsou velice různorodé. Pro mnohé společnosti je tento trend, který přišel od velkých zahraničních korporací, již minulostí. Je ale potřeba též zmínit, že jej často nyní přebírají střední nebo malé firmy, které spíše řeší, jak zajistit při rostoucím počtu zaměstnanců vhodné rozmístění pracovních míst do stávajících kanceláří. Dovolím si, nejen z vlastní zkušenosti v mém minulém působení v korporaci, uvést několik postřehů celkově na open space jak od manažerů, tak i zaměstnanců.

Co si tedy slibovali od tohoto formátu manažeři? Zaznívala slova jako větší motivace týmu, flexibilita, ale též zlepšení komunikace, zároveň to znamenalo i lepší přehled o zaměstnancích, ale také významnou úsporu nákladů.

A jaká negativa na open space slýcháme z úst zaměstnanců? Často zmiňovaná je zhoršená koncentrace na práci, násobně větší hlučnost, ztráta soukromí, hlasité hovory, ale často to bývá i nastavení klimatizace.

A jak se tyto hojně skloňované body daří společnostem vyřešit ku prospěchu všech? Řešením je, a též i velice populárním, mix otevřeného prostoru s mnoha zónami, které jsou využívány k různým účelům. Každý open space by podle tohoto modelu měl mít členění prostoru na kreativní zónu, kde se mohou setkávat menší skupinky a diskutovat nové myšlenky, diskrétní zónu pro např. HR a finance a klidovou zónu s pracovními místy pro maximální soustředěnost a klid na práci. Ta je rozdělena různými designovými prvky, zástěnami a vzrostlými květinami. Součástí by také měli být i menší konferenční místnosti. Zaměstnavatelé se v takto uspořádaných prostorách snaží myslet i na komfort svých zaměstnanců a budují kuchyňky a relaxační zóny, kde se lidé nejčastěji neformálně potkávají, a kde často vzniká mnoho nových nápadů a myšlenek.

Pokud zaměstnavatel vytvoří prostředí, které umožňuje vybrat si pracovní místo podle činnosti je to ideální stav a pak je spokojenost na všech stranách.

Markéta Kamenářová, personální ředitelka S&T CZ, coach ICF