Onboarding a adaptace on-line

07.04.2021

Markéta Kamenářová na toto téma:
V dubnové HR inspiraci jsme se rozhodly navázat na předchozí článek dalším on-line tématem, a tím je onboarding a adaptace nováčků. Tento rok je opravdu velmi náročný pro všechny, firmy se však i v době pandemie rozrůstají o nové zaměstnance, a proto bylo nezbytné pro mnoho z nás téměř ze dne na den celý proces onboardingu a adaptace překlopit do on-line a úspěšně zvládnout. Z pohovorů jsou již kandidáti na on-line formu zvyklí, ale onboarding adaptace? První dny jsou přeci velice citlivé pro nováčky a je důležité novou společnost správně poznat od samého počátku. Jak vlastně může celý on-line proces efektivně a příjemně probíhat? Je dobré dopředu na tuto formu nového kolegu připravit. Po nástupu čeká totiž zaměstnance mnoho změn, tím jsou nejen nová kultura, ale i nová pravidla. Co by mělo být obsahem on-line vstupního školení:

  • Uvítání zaměstnance, představení firmy a její organizační struktury, seznámení s interními předpisy, pravidly a systémy
  • Seznámení s firemním portálem, docházkovým systémem
  • E-learning
  • Seznámení s chodem kanceláře a s kolegy, ty bude poznávat zatím pouze on-line
  • Nastavení adaptačního plánu - obvykle je stanoven na dobu prvních tří měsíců a připravuje ho příslušný manažer/nadřízený. Ten vysvětlí novému zaměstnanci plnění jednotlivých úkolů pro dané období a s tím související hodnocení výkonnosti.

Co též pomáhá a osvědčilo se mně a mému týmu pro hladký průběh adaptační doby?

Nezapomínat po celou dobu na častou komunikaci a propojovat nováčky s ostatními kolegy i týmy. Ptát se, jak se jim ve firmě líbí, zda jim něco nechybí a zda jsou spokojeni.

Přeji všem co nejvíce spokojených nových zaměstnanců.

Markéta Kamenářová, personální ředitelka Itego, coach ICF

Michaela Karásková na toto téma:

Už více než rok se sžíváme s komunikací on-line. Zaměstnanci pracují a komunikují z domova, přijímací pohovory funguji také přes internet. Jak zvládat onboarding a adaptaci on-line? To byla otázka, kterou si ne jeden HR manažer musel položit a zvládnout převést tento proces do on-line podoby. Fáze onbardingu většinou trvá cca dva týdny.

Jsou pozice, které jsou v dnešní době nabírány na dálku a stejně tak probíhá i on-line onboarding. Proces je nutné mít dobře zpracovaný. Mít seznam jednotlivých úkonů, kterými nováčka během dvou týdnů provedeme. Je dobré mít jasno, kdo zodpovídá za splnění těchto úkonů. Mezi tyto úkony patří i vstupní školení. Ti, kteří již mají vstupní školení zpracované ve formě e-learningu, mají výhodu: pošlou pouze link zaměstnanci do e-mailu a on si vše projde sám vč. testů.
Co jednoznačně v této době chybí, je seznámení s pracovním prostředím a kolektivem. Nováček by měl mít šanci i v on-line době nasát firemní kulturu. Pokud máte k dispozici vypracovanou vizi společnosti, hodnoty a různé druhy fotografií z firemních akcí z minulých let, určitě je použijte při onbardingu. Ideální je také mít internetový portál na webu přímo určený pro nováčky. Měly by zde být důležité informace, které v rámci firmy využije - od kontaktu na všechny zaměstnance, přes organizaci jednotlivých oddělení, strukturu benefitů až po provozní dobu jídelny (pokud je v povozu :-)).

Buďte s nováčkem co nejvíce v kontaktu. Ideální je mít ve firmě funkci "buddyho" (průvodce). V poslední době je to trend, který se ve firmách osvědčuje. Nováček se může "buddyho" ptát na vše a zjistit si co nejvíce o fungování firmy. Funkce "buddyho" by měla být dobrovolná a určitě motivační pro Vaše zaměstnance.

V HR nezapomínejte na komunikaci mezi nováčkem a manažerem. Komunikace je v této úvodní fázi zaměstnaneckého poměru velice důležitá. I když je mnohdy pouze on-line, doporučujte manažerům, aby nevynechávali porady a neformální setkávání s týmem. 

Buďte otevření, komunikativní a transparentní, jen tak můžete předejít tomu, aby Vám nováček během adaptace odešel ke konkurenci.

Michaela Karásková - externí HR konzultantka, jednatelka KNO Česko, lektorka, ACC coach

Lenka Bláhová na toto téma:

Dnešní téma, na kterém jsme se společně shodly my GRACIE, v současné době asi hodně rezonuje. Je to téma a proces, který je třeba realizovat, ať je doba, jaká chce. Potřebujeme-li novou krev do firem a společností a do výrobních podniků, přizpůsobujeme i tento proces realitě dnešní doby. Co bychom my, personalisté, měli dělat a jak podporovat manažery i v těchto postupech? Realizace nástupních formalit jde i v rouškách, jde i formou on-line, a dokonce jde v předstihu i pomocí doručovacích společností. Uvítací e-mail je příjemný nejen od personalisty, ale i od nadřízeného, popř. od budoucích kolegů. První informace, jak to ve firmě/společnosti chodí, lze uskutečnit různými formami i variantami s využitím technologií a inovací, běžné je on-line prostředí, video hovor, instruktáž zábavnou formou i formou e-learningu. Využít lze např. webovou stránku Google, ta umožňuje na jednom místě propojit většinu formátů G Suite, stejně jako vkládat odkazy z internetu či videa z YouTube. Žádné složité načítání, vše na jedné stránce či podstránce.  

A co výrobní společnosti? Prostě dodržet hygienická opatření a rozhodně osobní přístup přímo na pracovišti funguje i v ochranných pomůckách potřebných v této době. Společně s manažery, mistry, vedoucími řešte, prosím, jak nejlépe přivítat nováčka, co a jak udělat, aby byl u vás obeznámen s nejdůležitějšími informacemi. Může to být mini brožurka, pomáhá video instruktáž, a hlavně již zmiňovaný osobní přístup.

Vhodným doplňkem je i nadále přímý kontakt jak s personalistou, vedoucím, i určeným kolegou, který provede prvními dny svého nového parťáka ať už on-line nebo osobní přítomností. Zaznamenala jsem osobně fungování nového kolegy na palubě v nové firmě a bylo to velmi příjemné zjištění. Výroba nábytku a kancelářského zařízení funguje a společnost pracuje na plné obrátky. Nový kolega se seznamuje a je zapracováván, jak používat technologie, a to jak mistrovou, tak i zkušeným kolegou a nad vším bdí oko vedoucí výroby. Takže, vlastně nic nového pod sluncem, jen používáme inovace, kreativitu, využíváme technologie a naučili jsme se i další postupy. Ale adaptace a onboarding realizujme nadále, protože i v dnešní době je to nezastupitelný proces. Udělejte z onboardingu zážitek (který si můžete dovolit). Tak hodně zdaru, ať se daří a kreativitě, inovacím a nasazení zdar!

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner