Manažerská komunikace v době Covidu

03.06.2021

Michaela Karásková na toto téma:
Zdá se, že pandemie je na ústupu a věřím, že se pomalu začneme navracet k osobnímu jednání. Během minulých měsíců jsme si všichni museli zvyknout na on-line formu komunikace. Využívali jsme více telefonické, případně virtuální hovory s kamerou.

Během doby "Covidové" jsem si všimla, že mnozí manažeři začali využívat více komunikaci neverbální, a to e-mailovou. I když mnoha lidem e-mailová forma nevyhovuje, tak můj názor je, že jakýkoliv druh komunikace je lepší nežli žádný.

Covid nám ukázal, že my lidé dokážeme využívat on-line podobu komunikace a může splňovat či nahrazovat osobní formu rozhovorů. Každá varianta komunikace má své výhody a hodí se pro různé typy setkání. Pokud se zaměříme opravdu pouze na tu manažerskou, pak je dobré dbát na dobrý výběr formy komunikace vzhledem k tématu, který chce manažer se svými kolegy/podřízenými diskutovat.

Pro operativní záležitosti, plánování či úkolování jsou vhodné právě e-maily - podřízený má čas si jednotlivé body zadání projít a v klidu o nich přemýšlet. Ani v e-mailové komunikaci nezapomínejte na pozdrav, oslovení, poděkování a rozloučení. Důležité informace se nebojte podtrhnout nebo zvýraznit a nezapomínejte rozdělovat text do odstavců podle témat.

Kdy volit telefon? Kdykoli, kdy záležitost spěchá. Ne vždy totiž musí být kolega na e-mailu a pokud potřebujete vyřešit rychle danou záležitost, pak volte telefon. Telefon je fajn i pro určité formy vyjasňování nedorozumění. Telefonní rozhovor je pouze nutná náhrada za osobní setkání a je nejlepší formou komunikace právě v době Covidu. Při telefonování nemusím totiž řešit připojení k internetu ani to, zda si mohu zapnout kameru já či ten druhý. Pokud řešíte něco důležitého, pak je potřeba si domluvit termín, a to i v případě telefonátu.

Doba Covidová nás mnohé naučila nebo posunula ještě dál v komunikaci ve virtuálním prostředí. Zapnutá kamera by v tomto případě měly být podmínkou. Mně osobně nedává smysl se potkat ve virtuálním prostředí a nemít ji zapnutou. Video-konference, či video-setkání nám ušetří jednoznačně čas, umožní nám vyřešit operativu a vidět ostatní kolegy. Nikdy nám však nemohou nahradit osobní kontakt.

Manažerská komunikace v době Covidu strádala především co se týče osobních neformálních, mnohdy i náhodných setkání. Prostě jen tak jít po chodbě a potkat Marušku, zeptat se jí, jak se má, co děti a Honzy se zeptat, jestli byl o víkendu na kole. V kuchyňce poklábosit o tom, zda by se nedalo udělat něco pro nový kávovar a kam pořád na záchodě mizí papírové utěrky.

Věřím, že se toto vše brzy vrátí a že osobní komunikace se stane opět součástí našeho života.

Michaela Karásková - ACC Coach, lektorka, externí HR konzultantka, jednatelka KNO Česko

Lenka Bláhová na toto téma:

Máme před sebou první letní měsíc a téma jsme zvolili "Manažerská komunikace v době Covidu". Ze zkušeností vyplývá, že komunikace je základní dovednost manažera, a to nejen v této době. Využití technologií napomůže k dobré komunikaci, ale i k úspěšnému vedení. Co nejvíc pomáhá? Video hovory, e-maily, spojení přes Teams, Zoom atd. Komunikace například při zadávání úkolů je náročnější na vysvětlování, poskytování zpětné vazby možná zase obsáhlejší. Komunikace po telefonu je náročnější a počítejme s tím, že i časově. Co se ale určitě nemění, je pravidelnost v komunikaci, nastavení harmonogramu a je v zásadě jedno, jestli to je "face to face" přes video nebo osobně. Platí ale, že i porady týmů lze realizovat prostřednictvím technologií. Zásadní je vědomí, že tato obtížná doba vyžaduje vyšší nasazení nejen od manažerů, ale i od zaměstnanců. Komunikovat je obtíženější a náročnější pro obě strany. Plánujte setkání se zaměstnanci, realizujte je v dostatečném časovém úseku, ověřujte si porozumění zadání. Využívejte i názorných pomůcek a vysvětlujte si a evidujte, zda je porozumění vzájemné. A moje doporučení pro personalisty: ověřujte si, že vaše spolupráce s manažery a forma komunikace je pro ně schůdná. Navzájem si vysvětlete, co je třeba řešit. Termíny na splnění požadavků si domlouvejte reálné, navzájem respektujte časovou náročnost. Myslete na to, aby hovor byl strukturovaný, stručný, otázky srozumitelné a odpovědi nejen správné, ale i výstižné. Prosím, častěji se usmívejte, i když jde o hovor s manažerem. Usmívejme se, i když jsme manažeři. Jednoznačně je tato komunikace pro obě strany příjemnější a bude se nám i více dařit. Přeji vám manažerům i nám ostatním hodně úspěchů a létu zdar!

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner

Markéta Kamenářová na toto téma:

Zdravíme vás opět po měsíci a tentokrát jsme chtěly naši pozornost krátce zaměřit na manažery, a podpořit i je, proto jsme zvolily téma manažerská komunikace v době Covidu.  Všichni vnímáme a všímáme si, že se dost zásadně změnily v období pandemie požadavky na zaměstnance jak organizační, tak i technické. Lidé pracují často vzdáleně a mění se tak některé principy fungování. I když se manažeři častěji dostávají do obtížnějších situací při řízení svého týmu, protože se změnily komunikační nástroje (on-line konference a meetingy, telefonáty), přesto přese všechno můžou vést svůj tým dobře. 

Co je tedy pro manažera důležité a na co by neměl nezapomínat? Měl by si být vědom, že výkony svých zaměstnanců, a to, jak naplňují zadané cíle, ovlivňuje více parametrů. Často se řeší v tomto období nově vzniklé situace dosti operativně a uhlídat vše je náročné. Role manažera obzvláště teď je pracovat individuálně s konkrétním zaměstnancem tak, aby zaměstnanec uměl a mohl podávat požadovaný výkon a měl stále stejnou motivaci. Vzdálená komunikace je pro obě strany obtížnější, "nehouknete" na sebe z druhé místnosti, nesejdete se operativně s týmem, musíte vše plánovat a koordinovat on-line bez přímého sociálního kontaktu. Proto je potřeba si vše plánovat s dostatečnou časovou rezervou a při každé komunikaci si projít zadání a případně si vše dovysvětlit, aby si obě strany dostatečně porozuměly. Manažer by měl více pracovat s osobností jednotlivce a všímat si i jak funguje, jaké jsou jeho emoce, zda ho ovlivňuje aktuální stav a být mu tak oporou a pomocníkem. V případě pochybností u některého zaměstnance se s důvěrou obracejte na nás personalisty a poraďte se, jak v nestandardních situacích s konkrétním zaměstnancem pracovat. Opravdu to, jak zaměstnanci pak fungují, je odrazem schopnosti manažera. Manažeři, všímejte si individuálně svých zaměstnanců, a přemýšlejte, jak vše společně „sladit“ i v době tzv. neosobního režimu. Doptávejte se jich, vyjednávejte, nepracujte s lidmi jako se stroji a především naslouchejte, podporujte je. Přeji všem pevné zdraví, pohodové léto plné příjemných osobních setkávání, třeba u dobré kávy.    

Markéta Kamenářová, personální ředitelka Itego, coach ICF