Komunikace on-line

01.09.2020

Markéta Kamenářová na toto téma: 
Vítejte zpět po prázdninách a věřím, že bylo pro všechny letošní letní období pozitivní a plné energie i když se od těch předchozích let trochu lišilo díky Covidu. Plynule tak mohu navázat na naše dnešní téma a tím je "komunikace on-line". Změn v tomto roce proběhlo poněkud více a komunikace obecně není výjimkou. Během koronavirové krize si většina z nás vyzkoušela, jaké to je, pracovat úplně nebo alespoň z větší části z domova. Mnoho meetingů, hovorů i pohovorů probíhalo vzdáleně a u nás ve společnosti se stal jedním z chytrých nástrojů MS Teams. Plné využití má u nás i nyní, proto si dovolím zde v bodech krátce uvést doporučení, dosavadní zkušenosti a několik postřehů:
Přednosti chytrého nástroje MS Teams:

  • Možnost okamžité komunikace se svými kolegy
  • Snazší spolupráce na projektech v reálném čase
  • Možnost náhledu i úprav potřebných dokumentů během hovoru/videokonference
  • Všechny pracovní soubory na jednom místě odkudkoliv (notebook/mobil)
  • Synchronizace kalendáře z Outlooku do Teams

Plánujte meetingy/ schůzky online a sdílejte a pracujte na dokumentech v týmu:

  • Plánování schůzky přímo z kalendáře Teams z mobilního telefonu a možnost přidávat účastníky
  • Můžete společně nahlížet do sdíleného dokumentu
  • Každý má okamžitý přístup ke všem souborům. Může do nich nahlížet, editovat je a zároveň sdílet a pracovat na nich společně se svými kolegy.

Soft pravidla užívání u nás:

  • Dodržujeme pravidla slušného chování 
  • Nezapomínáme na vzájemný respekt vůči práci druhých
  • Nespamujme a nevkládáme zbytečné reklamy
  • Vyjadřujeme se k věci
  • Používáme pouze český jazyk
  • Nejedná se o náhradu email inboxu, ale o možnost sdílení informací a prostor pro diskusi 
  • Jedná se o pracovní platformu s cílem sdílení pracovních informací 

Ať i vám tato možnost efektivní komunikace on-line pomáhá ve všech oblastech.

Markéta Kamenářová, personální ředitelka S&T CZ, coach ICF  

Michaela Karásková na toto téma: 

Mnozí z nás o komunikaci online do března 2020 pouze hypoteticky hovořili. Pak nastal obrat a velice rychle jsme se museli naučit ji používat a nepřemýšlet nad jejími výhodami či nevýhodami. Nyní zpětně máme chvilku se zamyslet, co nám komunikace online přináší a co v žádném případě nemůže nahradit.

Jedna z největších výhod je, že se můžeme vidět i v době, kdy není umožněno se osobně setkávat. Videohovor nám umožní přenos i neverbální komunikace, vidíme, jakou mimiku používají druzí a tím nám umožní vycítit, jaký pocit mají z informace, kterou jim sdělujeme. Věděli jste, že i když při komunikaci druhého nevidíme, ale pouze slyšíme, dokáže náš mozek rozeznat emoci?

Další výhodu vidím v ušetření času, protože nemusíme kvůli setkání cestovat. Ušetření času vidím i v tom, že naplánovaná online setkání většinou končí včas a nezabírají tolik času jako osobní setkání.

Ihned mě napadá jedna nevýhoda, a to že online komunikace nemůže nahradit osobní kontakt (podání ruku, obejmutí, polibek...) Věřím, že mnozí z Vás mi dají za pravdu.

Většina mých koučovacích setkání probíhala v době koronavirových omezení online. Komunikace na kameru je jiná, jako kouč se snažím udržovat oční kontakt s koučovanou osobou, což při videohovoru znamená držet kontakt s kamerou na počítači. Myslím, že toto si mnozí z nás zkusili.

Někdy může být problém i připojení k internetu, případně instalace aktualizací ve chvíli, kdy se to nejméně hodí.

Ráda bych s Vámi sdílela ještě pár poznatků z online tréninků, které jsme připravovali pro našeho klienta. Výhodou bylo, že nikdo z nás nemusel nikam cestovat a užil si trénink, či školení, z pohodlí domova. Avšak lektoři se museli naučit jiné formy práce s účastníky, tak, aby přínos byl podobný jako u školení v školící místnosti. Zjistili jsme, že udržet koncentraci účastníků v jejich domovech je velice těžké. Také otevřenost v komunikaci není stejná, účastníci si mnohdy nechtějí zapínat kamery, a tak je těžké využít interaktivitu, která je pro trénink tak důležitá. Naučili jsme se pracovat se skupinou online, ale už se moc těšíme, až budeme mít účastníky tréninku v jedné místnosti s plnou koncentrací a důvěrou v prostředí, tak aby mohli otevřeně hovořit o tématech, kvůli kterým přišli. To je to, co mně osobně chybí.

Michaela Karásková - externí HR konzultantka, jednatelka KNO Česko, lektorka, ACC coach 

Lenka Bláhová na toto téma:

Máme za sebou dva měsíce léta a je tu září a hned téma KOMUNIKACE ale nejen klasické komunikace, ale dokonce on-line. Sám obor komunikace je dost těžká disciplína a v případě on-line se zdá, že vše je lehčí, jednodušší a hlavně rychlejší.  

Moje zkušenost seniorky - konzultantky - lektorky, která se snaží držet krok nejen s vrstevníky svých dětí, ale i s vrstevníky vnuků: použití WhatsApp, Messenger a Viber Messenger mám vyzkoušené a úspěšně používám. V době covidu i v době léta jsem se svými klienty komunikovala přes Skype a komunikace probíhala i videohovorem. Mám-li být upřímná, nahrazuje to osobní kontakt, vidíme, jestli se usmíváme, jakou máme u hovorů mimiku. Určitě lepší než klasický hovor po telefonu. Ale nesmím zapomenout na komunikaci přes e-mail nebo zprávy a texty přes WhatsApp. Co je důležité? Vyjadřovat se stručně, strukturovaně, srozumitelně. Osvědčilo se mi psát e-mail s odrážkami, a hlavně sdělit jen to podstatné. Omáčky okolo totiž čteme neradi. Do skupiny "čteme" zařazuji i sebe. 

Tento pokrok v komunikaci oceňuji. Pomáhá nám se lépe dorozumět, říci si vše podstatné. Ale moje doporučení personalistky: do přílohy k e-mailu vkládejme soubory, můžeme je nechat i naskenovat a s podpisem vracet zpět. Je to možné. Jen moje srdce personalisty bolí, když manažeři tuto formu využívají i k ukončení pracovního poměru a k zaslání výpovědí. Asi jsem stará škola, ale etika by neměla být vypouštěna a profesionální přístup nadále zachován. Volejme si, spojujme se na dálku, posílejme dokumenty přílohou, ale prosím nezapomínejme na pravidla slušnosti a být profesionálové. A to platí nejen pro personalisty, ale možná hlavně pro manažery i při on-line komunikaci. Ať se vám daří! 

Lenka Bláhová, externí HR konzultantka, lektorka, HR Business Partner